Từ 1/7 phải chụp ảnh việc ký văn bản trước mặt công chứng viên

Thứ 3: 19:26 ngày 01/07/2025

Theo quy định mới, việc ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên phải được chụp ảnh, in màu hoặc đen trắng ra giấy A4 để lưu trữ trong hồ sơ công chứng.

Đây là một trong nhiều điểm mới của Luật Công chứng 2024, có hiệu lực từ ngày mai 1/7, sau 10 năm thi hành Luật Công chứng 2014.

Người dân làm thủ tục công chứng tại Phòng công chứng số 3, quận Cầu Giấy, Hà Nội.

Điều 50 của luật mới quy định: Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào từng trang của giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên, trừ một số trường hợp theo quy định.

"Việc ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên phải được chụp ảnh và lưu trữ trong hồ sơ công chứng", luật nêu.

Quá trình chụp ảnh "công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng" phải đáp ứng 3 yêu cầu, theo Điều 46 Nghị định 104/2025 quy định chi tiết một số điều thực hiện Luật Công chứng.

a) Nhận diện được người ký văn bản công chứng và công chứng viên thực hiện việc công chứng;

b) Rõ ràng, sắc nét, không dễ bay màu hoặc phai mực; không được cắt ghép, chỉnh sửa, thêm, bớt chi tiết hoặc bối cảnh;

c) Được in màu hoặc đen trắng trên giấy A4; trường hợp sử dụng giấy in ảnh chuyên dụng thì kích thước ảnh tối thiểu là 13 cm x 18 cm.

Ai không ký mà điểm chỉ thì cũng thực hiện theo quy định trên.

Cũng theo Nghị định 104, nếu có người làm chứng, người phiên dịch thì cũng phải chụp ảnh những người này ký hoặc điểm chỉ trước sự chứng kiến của công chứng viên.

Trường hợp người yêu cầu công chứng và công chứng viên thấy cần thiết thì có thể quay video quá trình này. Từ 1/7, ảnh chụp và video này được công nhận là một thành phần của hồ sơ công chứng, chỉ được lưu trữ và sử dụng theo quy định pháp luật về lưu trữ hồ sơ công chứng.

Hồ sơ công chứng đất đai lưu trữ ít nhất 30 năm

Luật mới cũng quy định từ 1/7, tổ chức hành nghề công chứng phải lưu trữ hồ sơ giao dịch bất động sản trong ít nhất 30 năm và ít nhất 10 năm với các loại giao dịch khác.

Luật năm 2014 không phân định thời hạn lưu trữ hồ sơ tối thiểu cho từng loại giao dịch, chỉ nêu yêu cầu chung. Theo đó, bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

Tại điều 68, luật mới phân loại giao dịch theo mức độ quan trọng để quy định thời gian lưu trữ tối thiểu tương ứng. Cụ thể, với các giao dịch có đối tượng là bất động sản, luật yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng phải lưu trữ hồ sơ tại trụ sở trong ít nhất 30 năm. Các giao dịch khác thời gian tối thiểu 10 năm.

Do ảnh chụp cùng công chứng viên đã được công nhận là một phần của hồ sơ công chứng nên cũng có thời hạn lưu trữ tương ứng.

Bốn trường hợp được công chứng ngoài trụ sở

Điều 46 Luật Công chứng 2024 quy định, việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. Song nếu người yêu cầu công chứng thuộc một trong 4 trường hợp sau thì có thể thực hiện ngoài trụ sở:

1. Lập di chúc tại chỗ ở theo quy định của Bộ luật Dân sự.

2. Không thể đi lại được vì lý do sức khỏe; đang điều trị nội trú hoặc bị cách ly theo chỉ định của cơ sở y tế.

3. Đang bị tạm giữ, tạm giam; đang thi hành án phạt tù; đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính.

4. Có lý do chính đáng khác theo quy định của Chính phủ.

Khái niệm "lý do chính đáng khác" được giải thích Nghị định 104/2025 gồm các trường hợp sau:

a) Phụ nữ đang mang thai hoặc nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi;

b) Người cao tuổi, người khuyết tật hoặc có khó khăn trong việc đi lại;

c) Người đang thực hiện nhiệm vụ trong lực lượng công an nhân dân, quân đội nhân dân, người đảm nhận chức trách hoặc đang thực hiện công việc được giao theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nơi họ làm việc mà việc rời khỏi vị trí sẽ ảnh hưởng đến nhiệm vụ, công việc được giao hoặc chức trách mà họ đang đảm nhận;

d) Trường hợp bất khả kháng, trở ngại khách quan mà người yêu cầu công chứng không thể đến tổ chức hành nghề công chứng.

Việc công chứng ngoài trụ sở phải được thực hiện tại địa điểm có địa chỉ cụ thể, phù hợp với lý do yêu cầu công chứng ngoài trụ sở.

Người dân có thể công chứng điện tử, trực tuyến từ 1/7

Tùy nhu cầu các bên tham gia giao dịch, việc công chứng điện tử có thể thực hiện trực tiếp hoặc trực tuyến. Khi công chứng điện tử trực tiếp, người yêu cầu công chứng vẫn giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên, áp dụng với tất cả giao dịch dân sự.

Công chứng điện tử trực tuyến được thực hiện khi các bên không có mặt tại cùng một địa điểm và giao kết giao dịch thông qua phương tiện trực tuyến, trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên. Việc này áp dụng cho các giao dịch dân sự, trừ di chúc và giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác, theo Nghị định 104/2025 hướng dẫn thi hành Luật Công chứng 2024.

Dù thực hiện trực tiếp hay trực tuyến, giao dịch sau đó vẫn được công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử. Văn bản điện tử này có hiệu lực giá trị như văn bản công chứng giấy và có giá trị như bản gốc.

Cũng theo Nghị định 104/2024, quy trình công chứng điện tử cũng phải tuân thủ việc chụp ảnh với công chứng viên trong quá trình ký kết.

Hồ sơ công chứng giấy phải được dữ liệu hóa

Theo Nghị định 104/2025, với các giao dịch được thực hiện từ 1/7, tổ chức hành nghề công chứng phải chuyển đổi hồ sơ công chứng giấy thành thông điệp dữ liệu để lưu trữ điện tử.

Các hồ sơ thực hiện trước thời điểm này cũng phải được chuyển đổi và lưu trữ điện tử bởi tổ chức hành nghề công chứng đang quản lý hồ sơ đó.

Hồ sơ công chứng sau khi chuyển đổi thành thông điệp dữ liệu phải bảo đảm tính chính xác về nội dung so với hồ sơ công chứng giấy và phải được tổ chức hành nghề công chứng xác nhận bằng chữ ký số trước khi lưu trữ. Thời hạn lưu trữ được thực hiện như Điều 68 nêu trên.

Với hồ sơ công chứng giấy đã được dữ liệu hóa, bản giấy gốc, hoặc bản chính dạng giấy vẫn phải tuân theo quy tắc trên (ít nhất 30 năm với giao dịch đất đai, 10 năm với giao dịch khác). Các thành phần khác của hồ sơ giấy mà không phải là bản gốc hoặc bản chính vẫn phải được lưu trữ trong ít nhất 5 năm, theo Nghị định 104/2025.

Danh mục các giao dịch buộc công chứng sẽ được đăng lên cổng thông tin điện tử

Luật Công chứng hiện hành không có quy định cụ thể loại giao dịch nào phải làm thủ tục công chứng. Luật mới đã bổ sung quy định về các giao dịch phải công chứng song không theo hướng liệt kê tên giao dịch mà quy định tiêu chí xác định.

Cụ thể, giao dịch phải công chứng "là giao dịch quan trọng, đòi hỏi mức độ an toàn pháp lý cao và được luật quy định hoặc luật giao Chính phủ quy định phải công chứng".

Luật giao cho Bộ Tư pháp trách nhiệm rà soát, cập nhật, đăng tải các giao dịch phải công chứng, chứng thực trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp. Điều này giúp người dân, doanh nghiệp thuận lợi trong việc xác định các giao dịch phải công chứng, tăng tính minh bạch trong quá trình áp dụng pháp luật.

Theo quy định hiện hành, các loại hợp đồng bắt buộc phải có công chứng mới có giá trị pháp lý hầu hết liên quan chuyển nhượng tặng cho tài sản, quyền sử dụng đất...

Công chứng viên không quá 70 tuổi

Người được xem xét bổ nhiệm công chứng viên phải là công dân Việt Nam không quá 70 tuổi và đương nhiên miễn nhiệm khi đến tuổi này.

Nếu đến ngày 1/7, công chứng viên quá 70 tuổi vẫn đang hành nghề thì được hành nghề thêm hai năm. Hết thời hạn nêu trên, công chứng viên đương nhiên miễn nhiệm.

Ngoài ra, luật mới cũng giảm một loại giấy tờ khi công chứng hợp đồng, đó là phiếu yêu cầu. Như vậy, bộ hồ sơ của người dân chỉ cần 4 tài liệu (xem chi tiết).

Luật Công chứng năm 2024 chính thức có hiệu lực từ 1/7/2025, gồm 8 chương 76 điều, giảm 2 chương và 5 điều so luật cũ.