Thủ tục đơn giản, chặt chẽ

Hiện nay, công tác chứng thực tập trung ở việc chứng thực chữ ký, bản sao từ bản chính, cấp bản sao từ sổ gốc, hợp đồng, giao dịch. Theo Sở Tư pháp, từ đầu năm đến nay, toàn tỉnh tiếp nhận hơn 300 nghìn trường hợp công dân đến chứng thực. 

Công chức tư pháp-hộ tịch xã Tân Thanh (Lạng Giang) hướng dẫn người dân điền thông tin vào văn bản.

Đặc biệt, dịp đầu năm học mới, việc chứng thực bản sao từ bản chính, cấp lại giấy khai sinh để hoàn thiện thủ tục, hồ sơ nhập học rất phổ biến. Mục sở thị ở bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại xã Quảng Minh (Việt Yên), chúng tôi thấy chị Nguyễn Thị Tiếp, công chức Tư pháp-Hộ tịch luôn tất bật, tiếp đón nhiều học sinh và phụ huynh đến chứng thực những giấy tờ liên quan. 

Anh Tạ Đức Vạn ở thôn Khả Lý Thượng đến xin cấp bản sao giấy khai sinh cho con gái, chỉ trong vài phút, anh có thể ra về với đầy đủ giấy tờ cần có. “Tại đây niêm yết công khai các thủ tục, văn bản liên quan đến hoạt động chứng thực như lịch làm việc, lệ phí, người thực hiện công tác chứng thực. Vì thế, người dân chúng tôi tiện theo dõi, liên hệ khi đến giải quyết công việc” - anh Vạn cho biết.

Hầu hết các trường hợp đến yêu cầu chứng thực đều được giải quyết trong ngày. Ngoài lưu trữ trên phần mềm điện tử, cán bộ còn sao chép, thống kê vào sổ, hồ sơ, bảo quản khoa học để tiện tra cứu. Các cơ quan có thẩm quyền chứng thực đã thực hiện theo trình tự, bảo đảm đúng thời gian, thủ tục; sử dụng mẫu lời chứng; áp dụng đúng nguyên tắc chứng thực chữ ký trong một số trường hợp đặc biệt. Ngoài ra, việc chứng thực hợp đồng, giao dịch; chứng thực chữ ký người dịch cũng được bảo đảm.

Cần thống nhất các quy định về chứng thực

Thời gian qua, công tác chứng thực còn tồn tại một số hạn chế. Ông Đồng Khắc Tịnh, Trưởng phòng Hành chính Tư pháp (Sở Tư pháp) chia sẻ: “Qua kiểm tra, một số địa phương còn chứng thực bản sao từ bản sao giấy tờ, văn bản tẩy xóa. Chưa có văn bản quy phạm pháp luật nào quy định mẫu các loại hợp đồng, giao dịch nên các tổ chức, cá nhân soạn thảo hợp đồng còn sai, gây khó khăn cho việc xác minh tính đúng đắn và công tác quản lý”. 

Trước thực tế này, Sở Tư pháp đã kịp thời chỉ đạo cơ sở chấn chỉnh sai phạm, yêu cầu bám sát văn bản quy phạm pháp luật liên quan; phản ánh những vướng mắc, bất cập khi tiếp nhận và xử lý các yêu cầu chứng thực của công dân để sớm có hướng giải quyết.

Toàn tỉnh có 400 công chức làm công tác hộ tịch - chứng thực, đội ngũ này cơ bản đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ, bám sát Nghị định số 23 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, hợp đồng, giao dịch và các văn bản hướng dẫn thi hành để bảo đảm tính đúng đắn khi chứng thực. 

Theo đó, công chức Tư pháp- Hộ tịch thực hiện đúng những quy định mới về thời gian, thủ tục chứng thực để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân. Ngoài ra, Sở Tư pháp đã tham mưu UBND tỉnh thường xuyên chỉ đạo các sở, ngành, cơ quan, UBND các huyện, thành phố khi tiếp nhận hồ sơ, thủ tục hành chính cần kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính, ký xác nhận đầy đủ để hạn chế tình trạng lạm dụng bản sao chứng thực, góp phần giảm tải lượng bản sao yêu cầu chứng thực hằng năm.

Ông Đỗ Xuân Vang, Phó Giám đốc Sở Tư pháp cho hay: Nhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật về chứng thực; bảo đảm yêu cầu quản lý nhà nước cũng như đáp ứng yêu cầu, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân, thời gian tới, Sở Tư pháp tiếp tục nghiên cứu, tham mưu ban hành các quy định nhằm tạo cơ sở pháp lý đồng bộ, khắc phục những tồn tại trong hoạt động này. Phối hợp với các bộ, ngành liên quan trong thống nhất các quy định pháp luật về chứng thực; tăng cường quán triệt, chỉ đạo thực hiện nghiêm túc chỉ thị về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực.

Mạc Yến